Adjointe ou adjoint à la directrice générale

Adjointe ou adjoint à la directrice générale

Adjointe ou adjoint à la directrice générale

 

Vous désirez travailler dans un milieu dynamique en constante évolution? L’Institut de technologie agroalimentaire du Québec (ITAQ) est un chef de file en enseignement de l’agroalimentaire. Il offre des programmes de formation qui conduisent à des diplômes d’études collégiales et à des attestations d’études collégiales dans les domaines agricole, horticole, alimentaire et équin, de même qu’un service de formation continue dans ces secteurs d’activités. L’ITAQ est constitué de deux campus; un à La Pocatière et l’autre à Saint-Hyacinthe.

Plus de 300 personnes travaillent à l’Institut avec un projet commun, celui d’offrir au Québec une main-d’œuvre suffisante et qualifiée permettant de soutenir le développement de l’industrie agroalimentaire. L’ITAQ offre une large possibilité de carrières dans un environnement stimulant où le personnel s’engage fièrement et activement dans la réussite éducative de sa  clientèle étudiante. Vous y côtoierez des gens passionnés, des professionnels chevronnés et des professeurs dévoués. En vous joignant à notre équipe, vous contribuez vous aussi à former une relève qui façonnera un monde à son image.

AVANTAGES :
Programme de formation et de développement
Possibilité de stationnement sur le campus à faible coût

 

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice générale, la personne titulaire de l’emploi effectue différents travaux de secrétariat tels que la prise de notes et les comptes rendus de réunion, la réception téléphonique, l’accueil des visiteurs, la production de documents et la gestion de la correspondance. Elle soutient également la directrice générale dans les différents processus et opérations qui découlent des activités de la direction générale. De plus, elle coordonne l’ensemble des agentes de secrétariat de l’Institut.

Attributions

 

Gestion du bureau de la directrice générale

  • Organiser administrativement l’ensemble des dossiers et des activités du bureau de la directrice générale.
  • Prendre connaissance de la correspondance reçue (courrier et courriels) et déterminer les priorités. Dans plusieurs cas, la personne titulaire du poste doit entreprendre les démarches permettant de donner suite aux demandes formulées et préparer les projets de réponses.
  • Soutenir la directrice générale dans le traitement de ses signatures en donnant suite à certains dossiers et en validant les documents avec les personnes concernées.
  • Assurer la qualité de tous les documents administratifs nécessitant l’approbation et/ou la signature de la directrice générale en commentant et proposant les changements nécessaires à la correspondance afin que le contenu de ces écrits soit conforme aux orientations.
  • Gérer entièrement l’agenda de la directrice générale et lui donner tout le soutien dans l’organisation de son travail, évaluer la pertinence des demandes de rencontres et faire les recommandations à la directrice générale.
  • Gérer l’ensemble des dossiers de la directrice générale en établissant des mécanismes de suivi, en effectuant des recherches d’informations pour documenter les dossiers au besoin.

 

Coordination du comité de direction

  • Planifier le calendrier des rencontres du comité de direction.
  • Développer des outils de présentation et de suivi des dossiers, afin de s’assurer du bon fonctionnement du comité de direction.
  • En soutien à la secrétaire générale, planifier, organiser les rencontres et s’assurant que le quorum soit respecté.
  • Préparer et veiller à ce que les documents des rencontres soient prêts.

 

Soutien administratif à la directrice générale

Assure les suivis et les fermetures de différentes demandes. Pour ce faire, le titulaire du poste devra concilier les informations de différentes sources avant de le soumettre à la directrice générale ;

Soutient les secrétaires des différentes directions et services. À cette fin, la personne titulaire :

  • Conseille le personnel de secrétariat sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire ;
  • Assure le suivi administratif et travaille en étroite collaboration avec le personnel de secrétariat des différentes directions.

Réalise toutes autres tâches connexes en conformité avec la classification de l’emploi

 

Exigences et qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Un candidat peut aussi détenir un certificat d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
ET
Avoir au moins cinq années d’expérience dans l’exercice d’attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat, à ce titre ou à un titre équivalent.

En plus de l’expérience requise pour l’admission à la classe d’emploi, une année d’expérience dans le secteur des attributions de l’emploi est requise.

  • La scolarité requise selon les exigences citées pourrait être compensée par une autre scolarité pertinente ou de l’expérience pertinente.
  • Être citoyen canadien, résident permanent ou détenir un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.

 

Profil recherché

  • Aptitudes pour l’organisation et le travail d’équipe
  • Très grande autonomie et sens des responsabilités
  • Très bonnes aptitudes pour la communication orale et écrite
  • Grande discrétion
  • Jovial et orienté solutions
  • Passionné de la vie

 

Connaissances et exigences particulières

  • Une excellente maitrise de la langue française écrite, de la rédaction, de la disposition et de la présentation de textes est essentielle pour accomplir efficacement les tâches.
  • Très bonne connaissance de la suite Office de Microsoft tels que Word, Excel et Outlook;
  • Très bonne connaissance des systèmes Windows, Internet et des outils Microsoft comme Word, Excel, PowerPoint, et Outlook.
  • La connaissance des logiciels SAGIR, LogIC, SIGDEF est un atout.
  • La connaissance de l’anglais et d’autres langues est un atout

 

Numéro de référence: 22120RSDG2021001

Catégorie d’emploi: Secrétaire principale
Horaire de travail: 35 heures/semaine
Salaire: 47 612$ à 54 734$
Date et heure de fin de l’affichage 31 août 2021

 

Comment postuler ?
L’ITAQ encourage les personnes candidates répondant aux exigences du poste à postuler en faisant parvenir leur dossier de candidature à l’adresse suivante : louise.courtemanche@itaq.ca au plus tard le 31 août 2021 en indiquant dans l’objet le numéro de référence.

L’ITAQ applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Notez que vous devez fournir une lettre de présentation et votre curriculum vitae (détaillé), puisqu’il est obligatoire de les joindre à votre candidature. Si votre candidature se voit retenue pour le poste à pourvoir, vous devrez fournir l’original de vos diplômes et autres documents pertinents à l’embauche.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Lieu de travail

3230, rue Sicotte, Saint-Hyacinthe (QC) J5W 1T3

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